Comment rédiger le cahier des charges d'une formation efficace ?

 

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Pratique souvent indissociable des projets de formation d'une certaine ampleur, la rédaction d'un cahier des charges est aussi l'occasion pour le responsable formation de rassembler l'ensemble des informations nécessaires pour qu'un prestataire, interne comme externe, puisse proposer une solution adéquate.

Pourtant, dans les faits, il est fréquent d'observer des cahiers des charges rédigés de telle manière qu'ils contraignent (voire enferment) le prestataire dans une réponse type. Volonté de sécuriser au maximum le projet, son déroulement et son issue ?

Mais concevoir une formation, ce n'est pas construire une maison. Une formation est une coconstruction, qui est donc fonction du travail de différents acteurs et qui peut être amenée à évoluer dans le temps, tant sur le fond que sur la forme. Comment, dans ce cadre, être agile et accueillir les changements (inéluctables) plutôt que de se borner au respect du cahier des charges initial ?

Un cahier des charges est un document rédigé par des néophytes pour sélectionner des experts

Oui, dit ainsi, cela peut sembler osé. Mais vous conviendrez que les personnes qui rédigent les cahiers des charges le font généralement en réponse à un besoin qu'elles ne peuvent satisfaire eux-mêmes, pour différentes raisons (manque de temps, de compétences, etc.). Pourtant, force est de constater que les cahiers des charges des formations empiètent souvent sur le terrain du prestataire en lui dictant, de manière plus ou moins précise, ce qu'il est attendu de lui : "Alors vous commencerez par un module de formation en ligne de deux heures, puis vous continuerez par deux jours de formation en présentiel et, enfin, vous terminerez par une classe virtuelle qui se tiendra trois semaines après". Je caricature à peine.

Rédiger un tel cahier des charges revient à faire de l'ingérence pédagogique, en quelque sorte. Pourquoi payer des experts pour leur demander d'être de simples animateurs ? Ou bien l'objectif doit être clairement établi en ce sens ("Nous cherchons des animateurs pour délivrer un contenu de formation défini par nous-mêmes").

Un peu comme si vous alliez dîner dans un restaurant étoilé et que vous dictiez au chef quoi mettre comme ingrédients dans la recette de son plat fétiche et quel mode de cuisson privilégier. Chacun à sa place, non ?

Se focaliser sur le besoin, sans présupposer de la solution

Plutôt que de détailler le "quoi" et le "comment" de la formation, les responsables formation gagneraient à s'intéresser plutôt au "pourquoi" et au "pour quoi" (faire). Il s'agit donc de passer du temps à analyser et à définir le besoin, et à en déduire des objectifs et indicateurs de résultats.

En se basant sur le modèle de Kirkpatrick, il serait par exemple opportun de préciser :

  • Quels sont les éléments, factuels notamment, ayant amené à identifier le(s) besoin(s) en question ?
  • Quelles sont les attentes des commanditaires (ROE - Retour sur les attentes) vis-à-vis de ce projet ?
  • Quels sont les indicateurs de résultats identifiés à ce jour, susceptibles d'être impactés par ce projet (niveau 4 de Kirkpatrick) ?
  • Quels sont les comportements attendus au poste de travail pour les apprenants, suite à leur formation (niveau 3 de Kirkpatrick) ?

Ces éléments seront bien plus utiles au prestataire pour comprendre les tenants et les aboutissants du projet, et pour formuler une proposition pertinente. Pourtant, dans les faits, ils sont fréquemment absents ou insuffisamment développés, au contraire des éléments liés aux contenu à aborder, aux modalités pédagogiques à adopter, etc. Et le choix du prestataire risque alors de se faire au moins-disant.

Deux c'est un, un c'est rien

Plus l'enjeu de la formation est important, moins il faut choisir son prestataire à la légère ! Or, même avec un cahier des charges orienté "résultats" (voir point précédent), la qualité du processus de sélection finale du prestataire est déterminante.

Plutôt que de ne laisser qu'une "chance" aux prestataires, je préconise plutôt de procéder en deux temps :

  • Envoyer la première version de votre cahier des charges en n'imposant aucune contrainte, y compris budgétaire. Cela vous permettra d'avoir des réponses assez exhaustives de vos prestataires, qui pourront alors faire preuve de créativité et d'innovation car ils ne seront pas enfermés dans des modalités que vous auriez définies ou un budget que vous auriez déterminé. Peut-être même que la solution sera autre chose qu'une formation... Accessoirement, cela vous permettra de faire de la veille et d'identifier des bonnes pratiques sur le marché.
  • Envoyer une seconde version de votre cahier des charges en délimitant, cette fois, le périmètre et en donnant des indications budgétaires. Cette fois, après avoir vu ce que proposaient certains prestataires, il peut être opportun de préconiser certaines modalités, dès lors que celles-ci ont fait la preuve de leur efficacité. C'est suite à ce second envoi que vous pourrez convier les prestataires retenus pour échanger avec eux en direct, de façon plus ou moins formelle.

En résumé : faites confiance aux prestataires ! Ils sont les experts de leur sujet. En tant que responsable formation, ne vous présentez pas comme un expert de la pédagogie, mais positionnez-vous plutôt comme étant le lien entre deux mondes : celui de la formation et celui de l'entreprise. Vous êtes un architecte, un "ensemblier" devant être capable de construire des solutions performantes, en veillant à ce que chacun puisse exprimer son potentiel, sans se substituer à l'expertise des uns et des autres.

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