Utiliser le digital learning pour capitaliser sur les savoirs.

Les raisons primaires de la perte de savoir en entreprise.

Il existe plusieurs raisons à la perte régulière de savoirs et connaissances internes à votre entreprise :

            Lorsque les personnes bougent, les savoirs se perdent naturellement.

            En cas de licenciement, le transfert de savoirs est souvent très compliqué par manque de motivation.

            La pyramide des âges pour le moment est problématique. En effet, avec le baby boom pour le moment, nous remarquons que la population en âge de travailler est en baisse.

  article_methodologie.jpg          Les départs naturels sont aussi un réel problème, car ce sont souvent des gens avec une grande expérience de l’entreprise qui partent. Le transfert de savoir tacite est souvent le plus compliqué et le plus oublié.

Les besoins en tant qu’entreprise
L’entreprise innovante génère de nouveaux savoirs et savoir-faire d’origines diverses et la fuite de ces savoirs est une réelle perte de valeur ajoutée.

            Les solutions créées par l’entreprise elle-même pour résoudre les problèmes quotidiens et du moment

            Les trucs et astuces développés par des acteurs externes et utiles pour l’entreprise

            L’amélioration régulière des activités de l’entreprise

            Et l’archivage des savoirs tacites.

La mise à disposition de tous ces savoir-faire et connaissances est très importante car dans toute entreprise, (re)trouver ou (ré)inventer des solutions coûte cher en temps et en ressources.

3 questions s’imposent :

            Comment faire pour ne pas perdre les connaissances qu’elles soient tacites ou non ?

            Comment faire pour les adapter à la réutilisation pour un autre problème ?

            Comment les rendre accessibles à tous les membres de l’entreprise et tout particulièrement à ceux qui en auront besoin ?

Votre solution : gérer les compétences et générer le partage de savoirs.

Le Knowledge Management est né il y a une dizaine d’années lorsque les entreprises ont commencé à se rendre compte de la perte générée par la fuite des savoirs.

Les principes de cette discipline sont simples et applicables autant dans les grands groupes que dans les PME ou TPE.

Cela consiste à gérer les connaissances grâce à la mise en place de process et d’outils de veille, mais surtout d’outils de formation et de partage des savoir-faire.

Nous entrerons dans le détail par la suite.

Les avantages de la mise en place d’une stratégie de gestion des savoirs et savoir-faire.

Les entreprises qui ont les connaissances, qui innovent et qui utilisent les connaissances à bon escient ont un réel avantage concurrentiel.

Gérer et archiver ses connaissances permettent de :

            Gagner du temps et de l’argent en :

                       Évitant les impasses déjà explorées

                       Évitant de réinventer ce qui a déjà été fait

                       Clôturant des dossiers inutilement restés ouverts

                       Retrouvant rapidement l’information

            Réutiliser des idées pour développer de nouvelles solutions

            Faire progresser les bonnes pratiques de l’entreprise

            Faciliter l’apprentissage des nouveaux collaborateurs

            Mettre en évidence les savoirs et savoir-faire qui pourraient être brevetés ou commercialisés sous forme de licence

            Développer de nouvelles activités sur base des connaissances accumulées

            Faciliter le transfert de technologie en cas de nouveau partenariat ou de revente de licences.

Mettez en place votre stratégie et vérifiez le cycle de connaissance.

La gestion des connaissances est une tâche qui peut paraître très lourde en ressources et en temps, mais il faut la considérer comme un investissement à long terme dans lequel chaque collaborateur est impliqué. Les avantages de la mise en place d’une telle stratégie sont une vraie valeur ajoutée et vous arriverez de mieux en mieux à optimiser le travail et l’acquisition des compétences de vos collaborateurs.

Dépendant de votre système de fonctionnement concernant les savoirs et savoir-faire vous pourrez soit :

         Attaquer directement au problème, car les informations sont déjà accessibles.

         Rechercher les informations manquantes pour constituer le puzzle.

Dans les deux cas, même dans le cas le plus lourd, l’organisation des compétences fait gagner du temps aux collaborateurs comme aux managers.
Celle-ci permet surtout de prendre de meilleures décisions.

L’information dans votre entreprise suit un cycle naturel. A vous d’instaurer des processus pour chacune de ces étapes comme : indexer, nommer, classer, diffuser, limiter ou non les accès

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Tout changement dans le cycle fait perturbe l’utilisation des connaissances acquises, il faut donc assurer la continuité de ce cycle et ne pas mettre d’éléments perturbateurs.

Vérifiez les objectifs en bout de cycle ou décidez aussi de phase de vérification du respect de ceux-ci. Il faut toujours que le résultat colle à votre objectif de départ.

Le plus compliqué : les informations tacites.

Les connaissances qui sont intériorisées à l’entreprise et surtout le « mai ça va de soi » est souvent le plus compliqué à archiver et classer. Quand on maîtrise tellement bien quelque chose, on n’arrive pas à l’expliquer et à le concrétiser en actes définis. Vous pouvez associer ce type d’informations à la conduite d’une voiture par exemple.

Et pourtant…

Les connaissances tacites sont les plus importantes pour votre entreprise et sont les plus difficilement imitables par vos concurrents. De plus, une fois mises à jours sous forme de manuel, mais aussi de formation digitale ou vidéo, elles deviennent améliorables et transférables. N’oubliez donc pas d’inclure ces compétences dans votre gestion des savoirs.

Pensez à vos outils !

Qu’ils soient classiques ou numériques, ces outils et structures sont nécessaires. Ils doivent être pensés et réfléchis avant le début des votre mise en production, car il sera plus difficile d’insérer un élément, voire de changer les habitudes déjà acquises.

Plus vous utiliserez des outils numériques, plus la souplesse de votre gestion des compétences sera assurée. Pensez d’ores et déjà au homeworking, adaptez-vous à un maximum de types de collaborateurs. Une infrastructure appropriée est nécessaire.  Toutefois, les considérations économiques dicteront les choix finaux.

Enfin, les informations sensibles devront être protégées et traitées avec discrétion.

On l’aura compris : l’objectif général est clairement d’améliorer l’entreprise. L’effort doit être à la mesure des besoins de l’entreprise.  Il doit se justifier économiquement sur le long terme.

Le digital learning facilite énormément le knowledge management.

La mise en place d’une stratégie de knowledge management est plus efficace si vous faites un parallèle avec une stratégie de digital learning ou encore mieux de social learning. En effet, l’archivage des savoirs est quasiment automatique en impliquant vos experts et vos collaborateurs dans la création de formation complète ou de discussion à propos de différents cours ou modules dans les parcours de formation.

Avecle digital learning, les savoirs de vos collaborateurs sont digitalisés et archivés dans votre plateforme de LCMS.

Le social learning est encore plus efficace, car chacun de vos collaborateurs pourra intervenir en expliquant sa méthode à lui et les savoir-faire tacites seront plus riches encore, mais aussi pourront amener les savoirs qu’ils auront appris via d’autres sources telles que Google, Linkedin, des sources papiers, des livres...

Pour capitaliser sur les savoirs et les savoir-faire il vous faudra aussi et sans doute transformer votre pôle formation, transformer aussi les comportements, c'est un travail à long terme. 

En savoir plus sur nos solutions de transformation de la formation

 

Mots clés : Transformation Digitale

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