Réussir sa transformation digitale : accompagnez vos équipes !

 

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Ça y est c’est décidé !  Demain, vous vous lancez dans la digitalisation de votre entreprise à tous les niveaux : comptabilité, gestion RH, sales & marketing, production, agents sur le terrain… tout le monde est concerné par ce grand projet. Mais attention : cela ne se fait pas du jour au lendemain.

Prendre en compte le contexte actuel 

C’est désormais une certitude, la transformation digitale est aujourd'hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises. En effet, l’ère du numérique engendre de nouveaux comportements. Citons ainsi l’usage quotidien du web, des réseaux sociaux, du mobile et bientôt de l’intelligence artificielle… dans les activités professionnelles comme personnelles. C’est aussi l’ère de l’instantanéité, du partage, de la co-conception ou encore de l’interactivité. Cela suppose de faire preuve d’agilité et flexibilité pour tirer parti de ces évolutions constantes et de ne pas les subir de plein fouet.

Mais ce qui rend une transformation digitale délicate, c’est la résistance interne au changement qu’elle implique. Considérer que vos collaborateurs vont adopter ou utiliser vos nouveaux procédés digitaux dès leur lancement serait une grossière erreur. D’autant lorsque l’on sait qu’une transition digitale va forcément provoquer des changements organisationnels, managériaux mais surtout culturels.

Vous l’aurez compris, si votre entité n’est pas correctement préparée pour faire face à ces nouvelles exigences, votre projet de digitalisation risque fortement d’être compromis. Avant de promouvoir une nouvelle technologie, il faut d’abord penser à ceux qui vont l’utiliser.

Accompagner le changement sans jamais l'imposer 

Face à constat, nous privilégions systématiquement de se tourner en douceur vers le digital sans brûler les étapes. L’élément le plus crucial reste d’accompagner votre capital humain en pilotant une conduite du changement en interne. Certes, ce projet doit être mené par l’entreprise, mais il doit aussi être porté par ses collaborateurs.

Premiers acteurs concernés ? Vos dirigeants évidemment ! S’ils ne « drivent » pas cette transition digitale, vos collaborateurs le feront encore moins. Ils doivent servir d’exemple et appuyer votre démarche en interne. Mais il faut aussi en parallèle mettre en place un accompagnement pour ne pas faire subir cette transformation digitale de plein fouet. Avant toute chose, il vous faudra accompagner chacun d’entre eux pour lever les freins psychologiques (peurs, inquiétudes, doutes…) puis ensuite seulement les freins technologiques (maîtrise de nouvelles méthodes, de nouveaux outils, de nouveaux réflexes…). L’objectif à terme ? Que les technologies du digital fassent partie intégrante de leur quotidien. Vos collaborateurs doivent avoir le temps de se les approprier, les adopter et enfin s’appuyer dessus pour performer. 

De plus, accompagner, ce n’est pas seulement former ou communiquer en amont, c’est surtout prendre en compte les besoins des utilisateurs, évaluer en temps réel leur maîtrise des outils, partager les bonnes pratiques et les petits succès déjà atteints (quick wins).

Définir une feuille de route

Vous l’aurez compris, la conduite d’un changement s’anticipe et se prépare. C’est entre autres définir des méthodes, des techniques et des moyens pour atteindre des résultats concluants.

    Comprendre l’impact. Gardez bien en tête qu’un changement, c’est proposer une nouvelle manière de voir les choses, de repenser des méthodes définies parfois depuis des années. Il faut donc prendre conscience que bousculer des habitudes peut surprendre, sidérer voire même choquer votre équipe. Comment y remédier ? Organiser des réunions d’information, des conférences pour présenter vos projets de digitalisation et surtout profitez-en pour « embarquer » chaque collaborateur dans cet effort collectif. L’occasion de les motiver et leur faire comprendre l’enjeu du digital pour eux comme pour vous !

   Où en est votre maturité numérique ? La première étape vers votre transformation digitale, c’est réaliser un audit sur l’état de maturation du digital dans votre entité. L’idée est d’anticiper l’arrivée de ces changements digitaux et préparer votre capacité à piloter ces changements dans les meilleures conditions. A l’issue de cet audit, vous pourrez établir des actions concrètes et partager une dynamique digitale à l’ensemble de votre entreprise. Qu’est-ce qu’une maturité digitale ? Il s’agit d’identifier toutes vos actions numériques, que ce soit votre présence sur les réseaux sociaux, les outils ou supports que vous utilisez actuellement, le niveau d’engagement des collaborateurs, l’état de la culture digitale… Tout ce qui peut se référer au numérique dans votre entreprise.

  Etablir un plan d’action. Votre audit vous a apporté des pistes de travail, des axes d’améliorations. Il vous faut maintenant définir le niveau d’implication de chacun (collaborateur, manager…) dans votre projet, les éventuels besoins de formation/d’accompagnement pour ceux qui devront développer leurs compétences digitales (outils, enjeux, bénéfices, création de contenus digitaux, etc.) et un dispositif de communication interne pour fédérer les équipes. Vous devez absolument lever tous les freins ou résistances internes qui pourraient freiner le développement ou la réussite de votre projet. En veillant toujours à planifier toutes vos actions, avec un ordre de priorité et en cartographiant toutes les personnes directement impactées.

  Vers l’adoption pas à pas. Vos équipes sont désormais prêtes et armées pour laisser de côté leurs anciennes habitudes ou pratiques. Elles ont compris l’utilité du digital et ont accepté le changement. Mais c’est justement à cette étape précise qu’il faut renforcer votre accompagnement et les aider à aller jusqu’au bout de cette démarche. N’hésitez pas à mettre en place des « assistances » spécifiques sur les outils, les procédures et assurez un suivi de leurs actions pour leur donner des conseils personnalisés. Enfin, récompensez tous ceux qui ont entrepris ce changement et mettez-les avant, ils seront des alliés supplémentaires.

  Interpréter les métriques. Gardez toujours un oeil sur l’avancement de chacun et alimentez un tableau de bord. Cela permet de rester à l’affût des ressentis, de l’implication et leur engagement sur le long terme.  Pour cela, réalisez régulièrement des enquêtes  ainsi que des bilans mensuels.

Enclencher la transformation digitale de son organisation n’est pas un acte anodin et encore moins ponctuel. Vous devez vous projeter sur le long terme avant de constater un changement profond dans l’esprit et les actes de vos collaborateurs. D’ailleurs, on estime qu’une conduite de changement peut se compter en mois comme en années. Soyez patients ! 

Digital Marketer chez MySkillCamp