Comment réduire les coûts de formation par le Digital Learning ?

 

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Cela a probablement été le premier argument avancé par les promoteurs du e-learning, au début de son éclosion : en formant vos collaborateurs à distance, en ligne, vous allez économiser sur tout un ensemble de postes de coûts. Ainsi, le Digital Learning permettrait de réduire vos coûts de formation. "Permettrait", au conditionnel donc, car cela n'est réellement le cas qu'à certaines conditions. Il ne faudrait pas que la recherche d'économies pénalise fortement l'efficacité de vos actions de formation...

Quels coûts sont concernés ?

Les coûts de la formation peuvent être distingués en coûts directs et indirects.

Les coûts directs correspondent, en quelque sorte, à la "facture pédagogique". C'est ce que coûte l'action de formation en elle-même, en termes de conception, d'animation, de réalisation des supports, etc., et ce, qu'elle soit réalisée en interne ou par un prestataire externe. Ce sont les coûts qui sont souvent les plus facilement identifiables, ne serait-ce qu'à la lecture des factures établies en cas de prestation externe.

Quant aux coûts indirects, ils sont plus rarement pris en compte, d'autant que tous ne sont pas facilement comptabilisables à l'euro près :

  • les coûts liés au transport, à l'hébergement et/ou à la restauration des apprenants (essentiellement pour les phases en présentiel) ;
  • les coûts imputables au service de formation lui-même (qui gère, organise...) ;
  • les coûts salariaux (si la formation se déroule pendant le temps de travail) ;
  • les coûts induits par l'absence des collaborateurs (du fait de la diminution de la productivité, individuelle et/ou collective, de la désorganisation dans l'équipe ou le service, etc.) ;
  • le coût d'opportunité, proportionnel au temps passé entre l'identification du besoin et sa satisfaction (par ex. une compétence manquante peut faire perdre un contrat) ;
  • etc.

Cette liste est non exhaustive et il serait possible d'aller encore plus loin dans l'analyse fine des coûts de la formation. Par exemple, le temps passé dans les transports par les collaborateurs allant se former représente un coût et peut aussi avoir un impact sur la productivité, du fait du stress engendré, de la fatigue ressentie, etc.

L'importance de mesurer les coûts

Comment savoir si la digitalisation de tout ou partie de vos contenus de formation peut être "rentable" ?

Eh bien, la première des actions à mener est, justement, de mesurer précisément tous les coûts de la formation. Cette mesure sera votre thermomètre qui vous permettra de voir, précisément, le coût complet de vos formations et d'identifier, là où cela est possible, des économies potentielles à réaliser.

Cela peut sembler évident, mais lorsque je pose la question des coûts aux responsables formation, force est de constater que cette pratique n'est pas systématique, au-delà des quelques chiffres demandés pour des questions légales ou de financement.

Cette tâche peut être particulièrement chronophage au début, mais progressivement il y a matière à construire des process, à automatiser un certain nombre de calculs... Une astuce consiste par exemple à estimer un coût standard qui soit réutilisable dans un avenir proche, puis actualisé à fréquences régulières. Vous pourrez alors constater, à titre d'exemple, que les coûts indirects représentent le double des coûts directs, et donc conserver ce coefficient multiplicateur à l'avenir pour des conversions rapides.

Ne pas penser coût, mais efficience

Une fois que vous aurez une vision affinée de ces coûts, il conviendra de réfléchir à ce qu'il est pertinent de digitaliser ou non. Pour reprendre l'expression d'Adrien Ferro, il ne faudrait pas tomber dans le "crétin learning" , à savoir le fait de s'engager dans la digitalisation en espérant des économies d'échelles et en oubliant toute considération pédagogique. C'est ainsi que l'on s'est retrouvé avec des collaborateurs seuls face à leur écran, à lire des heures durant des documents de type PowerPoint, en se disant que cela remplaçait avantageusement les journées passées en salle...

Et pourtant, assurément, la formation la moins chère est la formation inefficace que l'on ne fait pas ! Digitaliser pour digitaliser n'a donc aucun intérêt si les questions d'efficacité ne sont pas prises en compte.

Une véritable réflexion doit donc s'opérer sur les objectifs des formations, car tout ne peut être digitalisé. Le e-learning "pur" a montré ses limites en termes d'engagement des apprenants et de transfert des acquis au poste de travail par exemple. On imagine mal passer son permis de conduire en se limitant au code et sans passer d'épreuve pratique... En revanche, si l'objectif principal est la transmission de connaissances, la formation à distance pourra convenir dans la plupart des cas. Et, évidemment, les dispositifs de formation de type Blended Learning, combinant différentes modalités d'apprentissage, permettent d'embrasser un large spectre d'objectifs.

Ne considérer que les coûts, c'est donc faire le travail à moitié et prendre le risque de prendre de mauvaises décisions. Il est donc essentiel de penser en termes d'efficience qui consiste à analyser les ratios efficacité/coût de chaque formation. L'efficience est donc indissociable de l'efficacité : si l'efficacité vous permet de savoir si la formation a atteint ses objectifs, l'efficience indique si c'est au meilleur coût.

Pour utiliser intelligemment les possibilités du Digital Learning, vous devez donc vous poser une double question :

  • Quelles sont les actions de formation qui représentent les coûts les plus importants ?
  • Puis-je digitaliser tout ou partie de celles-ci sans nuire à leur efficacité ?

Entrer dans cette logique d'efficience peut être utile à bien des égards pour optimiser vos projets de formation. Cela fera l'objet d'un prochain article.

 

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