Comment évaluer le coût d'un projet pilote en Digital Learning ?

 

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En tant que professionnel de la formation, vous êtes convaincu(e) de l'intérêt du Digital Learning. Votre organisation est peut-être elle-même engagée dans une transformation digitale et vous comprenez l'importance pour la fonction formation d'être exemplaire à ce niveau. Vous abordez donc le sujet avec vos commanditaires.

Et arrive alors la sempiternelle question : "Ok, mais combien ça coûte ?" Plutôt que de dérouler une grille tarifaire déconnectée de votre contexte et de vos besoins, il nous a semblé plus pertinent d'énoncer quelques conseils et de donner des exemples de chiffres afin de vous aider à délimiter le périmètre de votre projet et, donc, de quantifier ses coûts.

Pensez grand, commencez petit

"Think big, start small... learn fast !"

Ce conseil est également valable pour avoir une meilleure visibilité sur ce que vous coûtera réellement le Digital Learning dans votre organisation. Pour mieux connaître vos besoins et pouvoir donc estimer le coût d'un déploiement à l'échelle de votre organisation, il est vivement conseillé de commencer par un projet pilote.

Quelle taille de projet de formation choisir pour un pilote ?

Optez pour un projet de dimension raisonnable... ni trop petit, ni trop grand :

  • s'il est trop petit (une poignée d'apprenants) : vous n'aurez pas suffisamment de matière pour identifier les freins potentiels au Digital Learning et en estimer les coûts, et trop peu de personnes seront concernées pour faire de ce projet un sujet d'importance pour votre direction ;
  • s'il est trop grand (par ex. plus de 10 % de l'effectif total de votre organisation) : vous placerez la barre trop haut et vous risquez de devoir faire face à de multiples défis, dont les effets négatifs seront exacerbés. 2 ou 3 collaborateurs peinent à se connecter à votre plateforme de formation ? Cela se gère. Imaginez si ce sont plusieurs centaines et que tous vous contactent simultanément par e-mail...

Combien de temps doit durer le pilote ?

Plus vite vous aurez des retours, plus vite vous pourrez améliorer le fond et la forme de votre projet. Évitez donc les projets de trop longue durée qui seront vite oubliés par les acteurs extérieurs à ceux-ci. Évidemment, cela dépendra du nombre d'apprenants concernés (voir point précédent), mais d'après ce que nous observons dans de grandes entreprises, il est raisonnable de se diriger vers une durée moyenne de trois mois. C'est une durée suffisante pour aller à l'essentiel et permettre aux apprenants de suivre une formation et de transférer ensuite leurs acquis.

Une fois le pilote mené à terme, vous aurez une meilleure idée des coûts réels d'un projet de ce type et, par extension, des projets qui suivront, avec l'avantage de l'expérience et d'actions qui ne seront plus à mener (comme le fait de former les équipes à l'utilisation d'une plateforme).

Les coûts du projet pilote

Pour simplifier, il y a trois grandes catégories de coûts à retenir.

  • Le coût de la formation elle-même

La formation faisant l'objet du pilote peut représenter à elle seule un coût non négligeable. Pour reprendre le découpage proposée par la méthode ADDIE, l'analyse, le développement, la conception (design), l'implémentation et l'évaluation sont autant de phases qui vont nécessiter d'y consacrer du temps et, donc, de l'argent. S'agissant d'un projet pilote, il est cohérent d'adopter une démarche de type test and learn et, donc, de produire et de livrer rapidement des contenus aux apprenants pour générer des feedbacks.

Notre conseil : Pour ne pas s'embarquer dans des projets trop longs et coûteux, il est recommandé de privilégier le Rapid Learning pour réduire significativement les coûts et les délais de production.

Un chiffre : par exemple, la conception d'un module e-learning de 15 minutes en Rapid Learning, storyboard inclus, ne représente pas plus de deux journées de travail.

  • Le coût technique

Pour diffuser vos contenus de formation auprès des apprenants, vous aurez besoin dans la plupart des cas d'une plateforme LMS (Learning Management System), sauf si vous optez uniquement pour du Mobile Learning (via une application dédiée). Dans le cadre d'un projet pilote, il est logique de ne pas s'embarquer dans des choix techniques qui nécessiteraient l'aval de la direction des systèmes d'information, car cela peut retarder significativement le démarrage du projet en plus de limiter vos possibilités de faire marche arrière. Pensez SaaS (Software as a Service), pensez service, ne pensez pas "logiciel à installer" !

Notre conseil : Certaines organisations font le choix de solutions logicielles libres et, a priori, gratuites. Cette apparente indépendance technique cache en réalité une forte dépendance... humaine. Car, oui, l'administration ou l'évolution d'une plateforme LMS de ce type exige des compétences techniques particulières. Et tout le monde ne dispose pas d'un service informatique en interne, qui plus est disponible pour cela...

Un chiffre : nous avons le mérite de la transparence... les tarifs d'utilisation de notre plateforme sont visibles sur notre site. Cela vous donnera une idée concrète du coût que cela peut représenter en fonction de la durée de votre pilote.

  • Le coût humain

À ce stade, vous avez un bon produit, vous avez une bonne plateforme... encore faut-il que les êtres humains au bout de la ligne arrivent à les utiliser ! :-)

Il y a deux types d'utilisateurs à considérer ici : les apprenants (en nombre) et les personnes impliquées dans la conception et/ou la gestion de la formation (le service formation et éventuellement les prestataires). Au risque de radoter, je rappelle que nous sommes dans le cas d'un pilote... Il serait donc "surprenant" de commencer à organiser des sessions de formation pour ces publics dont la durée pourrait aller jusqu'à excéder la durée de la formation faisant l'objet du pilote (!).

Notre conseil : Pour les apprenants, proposez une phase d'onboarding intégrée à la plateforme, en faisant en sorte qu'ils soient guidés tout au long de leur utilisation, avec un accès à une aide en ligne et à un système de support (via une messagerie instantanée). Pour les membres plus actifs du projet, en plus des éléments précédents, il est préférable de proposer un accompagnement en direct, régulier, permettant de former dans l'action au Digital Learning et de prodiguer des conseils sur la manière de lever les freins inhérents à ce type de projet.

Un chiffre : pour un pilote de trois mois, il est raisonnable de débuter par une réunion de lancement de deux heures pour fédérer tous les acteurs du projet puis, par exemple, d'organiser un temps d'échange hebdomadaire d'une à deux heures. Cela représente au maximum à peu près trois journées de travail d'un prestataire pour la durée du pilote.

L'expérience nous montre chaque jour que le suivi de ces quelques conseils (Rapid Learning + plateforme LMS optimisée + accompagnement des équipes dans l'action) permet d'optimiser au mieux les coûts. Au-delà de ce projet pilote, vous en garderez aussi des bons réflexes et éviterez de vous embarquer dans des projets démesurés au risque d'exploser vos budgets.

Cette liste de conseils n'est évidemment pas exhaustive ! Néanmoins, elle vous fournit une base de réflexion pour construire vos cahiers des charges/appels d'offres, pour sélectionner habilement vos prestataires, pour mieux délimiter vos besoins, etc.

Les possibilités de cofinancement

Dans de nombreux pays, il existe des aides pour accompagner les entreprises comme les organismes de formation à entrer de plein pied dans le Digital Learning.

Par exemple, en France, les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) peuvent :

  • participer au financement des projets de formation des entreprises : dans le cadre du contexte légal actuel (qui est amené à évoluer au cours de l'année 2018), cela est possible pour les entreprises adhérentes qui travaillent avec des prestataires disposant d'un numéro de déclaration d'activité et qui sont référencés par les OPCA en question (après inscription au DataDock et/ou obtention d'une certification ou d'un label qualité figurant sur la liste du CNEFOP) ;
  • participer à la transformation digitale des organismes de formation : plusieurs OPCA ont initié des actions en ce sens, tels que l'AGEFOS PME qui peut financer jusqu'à 80 % du coût des projets portant sur la conception de contenus digitaux.

Vous souhaitez lancer un premier projet de Digital Learning ? Vous ne savez pas par où commencer et comment vous assurer de la réussite de votre projet ? Contactez l'un de nos experts pour échanger à ce sujet.